Vereinsbefragung über die Bedarfe der Vereine in Westfalen

Im vergangenen Jahr hat sich der WTV gemeinsam mit seinen hauptamtlichen Mitarbeitern, dem Trainerteam und dem Präsidium zu einer Klausurtagung getroffen. Dabei wurden verschiedene Schwerpunktthemen behandelt, aus denen wiederum Arbeitsgruppen entstanden sind – unter anderem die AG Vereinsentwicklung. Diese setzt sich aus Vereinsvertretern, dem Vizepräsidenten Sport- und Vereinsentwicklung sowie hauptamtlichen Mitarbeitern zusammen. In der Arbeitsgruppe entstand die Anregung, den Austausch mit den Vereinen durch kurze Befragungen zu intensivieren, um deren Bedarfe besser zu erfassen. Als erster Schritt wurde daher Mitte Juni diese Befragung an die Vereinsfunktionäre versendet.

Wer hat an der Befragung teilgenommen?

ca. 4000 Funktionäre aus 770 Vereine wurden angeschrieben. Die Rücklaufquote innerhalb des Befragungszeitraums betrug 16,8 Prozent. An dieser Stelle ein herzliches Dankeschön an alle, die teilgenommen haben und damit wertvolle Informationen zur Weiterentwicklung der Verbandsarbeit geliefert haben.

Welche Themen wurden abgefragt?

Mit dieser Umfrage sollte zunächst ein grober Überblick über die Bedarfe gewonnen werden. Interessiert hat daher zunächst, welche der bestehenden Angebote und Unterstützungsleistungen vom WTV erwartet werden. Da neben den Inhalten auch eine gute und transparente Kommunikation von großer Bedeutung ist - sowohl in Richtung Vereine als auch in Richtung WTV - wurde die Zufriedenheit in diesem Bereich abgefragt. Der WTV bietet bereits viele Maßnahmen, Informationen und Angebote, die scheinbar jedoch nicht bei allen Vereinen bekannt sind. Daher sind besonders die Kommunikationsmittel und -wege entscheidend. Zum Schluss konnten die Vereinsfunktionäre individuelle Themen und Maßnahmen nennen, die ihnen im Angebotsspektrum des WTV noch fehlen, bzw. die weiter ausgebaut werden sollten.

Welche Ergebnisse haben wir bekommen?

Als Hauptaufgaben werden demnach die Organisation des Spielbetriebs (80,1%), die Aus- und Fortbildung von Trainern und Schiedsrichtern (70,6%) sowie die Vermittlung von Konzepten zur Förderung des Kinder-, Jugend- und Seniorentennis (65,4%) gesehen. Danach werden einige Themen genannt, die besonders das Vereinsmanagement betreffen, gefolgt von der Durchführung von Verbandsturnieren für Kinder, Jugendliche und Erwachsene.

Die Kommunikation mit dem WTV wird von den Funktionären grundsätzlich als recht positiv bewertet. Die Homepage wird von den Teilnehmenden am häufigsten für die Informationsbeschaffung genutzt und stellt damit die wichtigste Plattform des Verbandes dar. Am zweithäufigsten wird die E-Mail zum Austausch verwendet. Auffällig ist, dass besonders die sozialen Medien, der telefonische und persönliche Kontakt, z.B. bei Veranstaltungen von den Vereinsfunktionären selten bis nie genutzt werden. Zum Abschluss der Befragung wurden die Teilnehmenden nach weiteren Informationen oder Veranstaltungen zur Vereinsentwicklung gefragt, die bislang noch nicht angeboten werden.  Hierzu gingen zahlreiche Rückmeldungen ein, die zunächst in zwölf Themenbereiche geclustert und den zuständigen Ressorts zugeordnet wurden.

Die Vielfalt der Rückmeldungen zeigt, wie viele Facetten der Tennissport hat, wo die Vereine organisatorisch und inhaltlich verortet sind und dass sie vor einigen Herausforderungen stehen. Anregungen haben wir in den Bereichen Mannschaftsspielbetrieb, Trainer, Jugend, Infrastruktur und Platzpflege, Kosten und Lizenzgebühren, Mitgliedergewinnung, Engagementförderung, Vereinsberatung, Förderprogramme, Homepage und Social Media sowie Prävention sexualisierter und interpersoneller Gewalt erhalten. Darüber hinaus wurde mehrfach der Wunsch nach mehr persönlichem Austausch und nach Schulungen vor Ort geäußert.

Wie es jetzt weitergeht

Die Befragung wurde zwar vom Ressort Sport- und Vereinsentwicklung initiiert, allerdings haben die Vereinsvertreter Antworten und Anregungen für verschiedenste Bereiche gegeben. Daher wurden die Antworten in den zwölf Themenblöcken an das jeweils zuständige Ressort weitergegeben, sodass sich nun ehrenamtliche und hauptamtliche Mitarbeiter mit der jeweiligen Thematik beschäftigen und die Rückmeldungen sichten.

Im Bereich der Sport- und Vereinsentwicklung wurde deutlich, dass bereits viele der gewünschten Formate und Inhalte existieren. Die Schwierigkeit liegt hier zum Teil darin, dass die Informationen und Angebote durch die Vereinsfunktionäre nicht wahrgenommen werden. Zusätzlich gibt es Themen, die zukünftig weiter ausgebaut werden sollen. Für einen ersten Überblick sind nachfolgend einige Themen genannt und das jeweilige weitere Vorgehen erläutert.

• Der Vereinsordner ist vollständig digital verfügbar und ist außerdem durch weiterführende Informationen und Praxisbeispiele von Vereinen ergänzt. Als weitere Unterstützung erscheint demnächst die Broschüre „Kooperationen mit Schulen – Modelle, Tipps und Unterstützungsmöglichkeiten“.  
• Durch die Veröffentlichung der Praxisbeispiele sollen funktionierende Formate und Ideen aus den Vereinen zur Verfügung gestellt und allen Vereinen zugänglich gemacht werden. Wir freuen uns daher, wenn wir Beispiele von Vereinen erhalten, die wir veröffentlichen können. Hier geht es zum Vereinsordner.
• Es soll wieder mehr Mini-Foren zu aktuellen Themen (z.B. Infrastruktur, Mitgliedergewinnung, Sponsoring, Förderprogramme) geben. Die Mini-Foren sollen als Seminarangebot die Zeit zwischen dem WTV-Vereinsforum Ende November 2025 und dem WTV-Jugendforum Ende November 2026 füllen und die Vereinsvertreter mit hilfreichen Inhalten bei der Vereinsarbeit unterstützen. In der Regel finden diese digital statt, damit weite Fahrtwege entfallen.
• Das Angebot eines zusätzlichen Platzpflegeseminars wird geprüft.
• Die Kamingespräche, die 2025 stattgefunden haben, sollen sich als festes Element für die Informationsvermittlung und vor allem den Austausch in den Bezirken etablieren.

Die konkrete Umsetzung der einzelnen Angebote wird intern und in Abstimmung mit den Bezirken festgelegt. Daher kann es sein, dass manche Formate aus organisatorischen Gründen erst mittelfristig realisiert werden. Über die einzelnen Ergebnisse und Ableitungen der anderen Ressorts wird zu einem späteren Zeitpunkt noch informiert.

Der WTV möchte zukünftig häufiger durch kurze Befragungen zu speziellen Themen die Probleme, Sichtweisen und Erwartungen seiner Vereine ermitteln, um schrittweise die bestehenden Angebote zu prüfen und gegebenenfalls anzupassen.